Após um longo jejum sobre o GTD, vim falar sobre um assunto que muitos leitores já podem ter passado: As principais atitudes que fazem o sistema GTD falhar.

1. Uma falha muito comum – entre os mais entusiasmados com o sistema – é coletar e não processar. Confesso, já fiz isso diversas vezes, e por causa desse motivo, folhas de caderno permaneceram com anotações que nunca foram processadas. Uma vez encontrei uma com algumas tarefas que eu deveria ter realizado, mas que já haviam passado do prazo. Ideias de artigo, sugestão de um filme no cinema ou algum recado que deveria ter dado a algum amigo, mas que por falta de processamento, não foram levados adiante. Precisamos ter muito cuidado ao listar no papel todas as tarefas, pois não podemos ficar só nessa fase. Anotar e não processar é o mesmo que não ter anotado. E se não guardarmos as informações em um local seguro, que sabemos que será verificado futuramente, não se torna um sistema eficiente, portanto, processe sempre após a coleta.

2. Tomar uma decisão brilhante sobre determinada tarefa no momento, mas depois não levar adiante, pode acarretar também numa falha. Por falta de organização, muitas vezes temos uma ótima reflexão sobre o que devemos e podemos fazer com o que estamos processando, mas que não levamos adiante, ou simplificamos, obtendo um resultado imperfeito. Organize-se para cumprir cada tarefa da forma que você planejou inicialmente, e lembre-se, toda tarefa anotada tem sua devida importância. Não deixe de anotar como poderá efetuar algo, se você está inspirado no momento do processamento. Boas ideias podem vir como um estalo, mas também podem ir embora.

3. Falta de revisão. Você se empolga com o GTD, compra o livro, compra moleskine, uma caneta cara, divisórias, joga toda a papelada das gavetas no chão e coleta um a um, os processa, executa meia dúzia, e na semana seguinte está novamente atolado de novos compromissos que surgem e que você não coletou, não processou e que provavelmente esquecerá no dia seguinte, só lembrará quando o prazo estiver acabando. Já passou por isso? Se sim, o problema é a falta de revisão periódica. Lembre-se, vocêtem um local organizado com todas as tarefas listadas que deve executar, mas você precisa também ter sua caixa de entrada, na qual anotará novas tarefas que chegam, e que devem ser processadas. A revisão é de extrema importância, ou dificilmente você conseguirá finalizar um projeto que contém diversas ações. Revise!

4. Coletar estipulando prioridades não é uma boa ideia. Se você no momento da coleta, já começa a classificar cada ação conforme seu grau de importância, automaticamente determinará ações diferenciadas a cada uma delas, o que não será bom. No momento da coleta, apenas faça o despejo mental, sem pensar em nada. Não importa se você vai anotar que precisa comprar o biscoito do cachorrinho ou se precisa terminar o projeto amanhã para o seu chefe, anote como se cada ação fosse importante, sem filtros. Esse é um momento para apenas desafogar sua mente de tudo o que está lá dentro. Sem julgamentos.

5. Tentar tudo de uma só vez não é uma boa ideia. Você novamente se vê empolgado com o GTD e no mesmo dia coleta, processa, executa algumas ações, fica neurótico querendo salvar o mundo. Vá com calma! Tente começar aos poucos, para tornar um hábito. Não tente jogar sua casa inteira no chão da sala para fazer uma coleta física de proporções monstruosas, pois você pode acabar fatigado, com sua casa de pernas para o ar, desesperado e dizer que o GTD não dá certo. Faça a coleta em uma gaveta. Depois em outra. Anote, anote e anote, e não se esqueça de manter uma caixa no ambiente para descartes. Tente atacar cada lugar de uma vez, você vai perceber que será muito mais fácil, afinal, a primeira coleta física é a mais difícil, já que são anos de acúmulo de tralhas e de veios abertos.

Se um desses elos estiver frágil, o GTD definitivamente, não irá funcionar. Como todo hábito, devemos ter o cuidado e a paciência de implementar aos poucos, para que não corramos riscos de começar empolgados e desistirmos no primeiro ciclo. A coleta deve ser um hábito constante – tente andar com um bloco ou caderninho – e a revisão não é menos importante. Não se esqueça, se você já tentou alguma vez e falhou, não tenha medo de tentar novamente, afinal, a prática nos leva à perfeição.