Como prometido, hoje vou falar do terceiro passo no processo que estou fazendo baseado no GTD. Quinta feira eu fiz uma Super Coleta e Processei toda a tralha que tinha em meu quarto. Ontem passei o dia na Organização, e vou contar pra vocês como foi, mas primeiro eu vou resumir aqui segundo David Allen:

No livro ele explica que é nessa fase que vamos lançar mão do material de apoio, que vai nos ajudar a organizar toda essa tralha que ainda nos assombra, e vamos definir cada compartimento para cada item que processamos, por isso, devemos ter as ferramentas corretas para que o sistema não vá por água abaixo, justamente depois de tanto trabalho coletando e processando. As categorias básicas da organização se definem nos tópicos abaixo:

• Uma lista com todos os seus Projetos.
• Material de Suporte aos projetos.
• Material de Referência
• Compromissos anotados na Agenda.
• Lista de Próximas Ações
• Lista de itens Aguardando alguma decisão de terceiros.
• Lista de ações para Algum dia/Talvez.

Para agenda, precisamos de… uma agenda. Tanto faz se usa o sistema do Outlook (muitos gostam bastante) ou uma agenda de papel. Confesso que ainda não escolhi uma ideal, pois sempre começo a usar a minha pequena e quando vejo, está largada num canto, abandonada por mais de um mês. Nunca testei a agenda do Outlook, pois não o uso como gerenciador de emails, pois acesso diretamente da página do Gmail. Ok, vocês podem falar “Use o Google Calendar” e eu respondo “Bem lembrado”.

Para material de Referência, o ideal é uma pasta de arquivo com várias divisórias onde podemos guardar e encontrar facilmente o que procuramos, e é importante que seja muito bem organizada e etiquetada. De nada adianta termos uma pasta de arquivos que é complicada de pegar/encontrar, pois temos que pensar em facilidade de acesso. Esse método é, principalmente, pra que tudo seja simples e rápido, pois a meta é termos tudo em mãos e não perder tempo procurando por algo.

No meu uso uma pasta de arquivo tipo maleta que deixo dentro do armário bem acima da minha escrivaninha. Nessa pasta, coloco arquivos de referência que não vou utilizar todos os dias, como um arquivo ‘quase-morto’, ou ‘moribundo’, rs. Não chega a ser um arquivo morto, estes, deixo numa caixa no maleiro do meu armário, que também já está no meu alvo pra uma super arrumação. Tenho uma divisória com alguns textos sobre Ufologia, outros sobre Budismo, Espiritualidade, Documentos do meu cachorro Freddy (sim, porque cachorro também é gente), Concursos que fiz, e uma divisão com algumas cópias de documentos como identidade, CPF, um comprovante de residência recente e algumas fotos 3×4. Tive essa idéia pois sempre precisamos de cópias de documentos, e é super fácil apenas pegar na pasta já prontos.

Os textos que recebo na faculdade (quando não encontro em PDF) ficam numa pasta sanfonada exclusiva para material de estudo, dividida por disciplina.

Pastas em L, ou daquelas fininhas são boas pra guardar material de suporte aos projetos, pois basta pegar uma pasta quando for trabalhar neles, sem correr o risco de se distrair com outros assuntos. É importante termos foco naquilo que estamos fazendo no momento. Então, na minha organização, peguei pastas em L transparentes que comprei na Kalunga e etiquetei de acordo com os projetos que estou trabalhando, como meu site sobre os Cavaleiros do Zodíaco, curso de Japonês, trabalhos com Jornalismo, além de uma para Inbox (Caixa de entrada) e outra pra minha faculdade.

Tudo que estava espalhado relacionado ao site (pendências), coloquei na pasta, como por exemplo fazer mais Flyers a serem distribuídos em eventos, revista antiga a ser escaneada e até um argumento de roteiro a ser filmado “Algum dia/Talvez”. Todo item que eu coloquei nessa pasta, anotei a respectiva ação que deve ser feita numa lista, e joguei na pasta Inbox. Fiz o mesmo com a pasta Produção Cultural, que nela coloquei textos a serem lidos, e também fiz uma lista de ações a serem feitas. Essa lista também foi pra pasta Inbox.

Resumindo: Em cada pasta em L coloquei tudo pendente relacionado a cada projeto, além de criar uma pasta Inbox GDT, que será a partir de agora minha caixa de entrada física. Nela coloquei todas as listas de ações, algum dia/talvez e projetos que irei mais tarde passar pro computador.

Depois dessa organização começamos a respirar aliviados, pois a sensação que dá é que as coisas estão finalmente sob nosso controle, pois não temos todas as tarefas feitas, mas sabemos exatamente o que deve ser feito. A primeira tarefa que fiz, ontem mesmo, foi organizar todos os CDs e DVDs, tanto de backup de computador quanto de música, mas isso fica pra um próximo post onde vou explicar exatamente como fiz essa organização.

 E você? Quais as ferramentas que gosta de usar na organização?

Leia a parte 2 da organização clicando aqui

Já que o último post que escrevi foi sobre a coleta, darei prosseguimento ao tema GTD falando agora sobre o próximo passo: O processamento.

Segundo David Allen, o ‘pai’ do GTD, na fase do processamento devemos apenas identificar cada item, decidir o que ele significa e o que fazer com ele. Não se assuste, pois não vamos resolver todos os problemas concluindo todas as tarefas inacabadas de uma vez só. Talvez seja por esse motivo que esse método é eficaz, pois é efetuado em várias etapas justamente pra cada um cumpri-las em seu tempo.

Após sentar no chão olhando essa pilha imensa de itens a serem processados, bateu um desânimo tão grande que dei uma pausa de meia hora pra fazer um lanche. Precisava recuperar as energias pra seguir em frente, já que é fato que objetos parados por muito tempo possuem energia estagnada, e realmente dá um cansaço físico e mental quando começamos a mexer muito nelas.

Coleção de revista ‘Vegetarianos’, cases de CD de bichinhos, livros de quiromancia, caderninhos de anotações (muitos deles) e DVDs, muitos DVDs com conteúdo desatualizado, ‘a gente vê por aqui’.

Foi com essa pilha de itens que eu tive que lidar depois da pausa do lanche, e como o método indica, devemos lidar com cada um deles um de cada vez. Essa etapa do processamento consiste em descartar (ainda mais) o lixo que por algum motivo ainda mantivemos na pilha da caixa de entrada, concluir ações que levem pouco tempo pra serem feitas (em média 2 minutos), delegar o que não cabe a você a decisão, identificar projetos e classificar o restante das ações que devem ser feitas. Confuso? Então vamos lá que eu explico melhor.

A regra é pegar o primeiro item visível e não largá-lo até ser decidido o que será feito com ele. Há algumas opções:

É lixo? Então jogue-o fora imediatamente.

É um Arquivo de Referência? Vai precisar de um texto, por exemplo, pra estudar futuramente pra alguma pesquisa? Então arquive em algum local específico. (Costumo chamar de casa, cada texto meu tem sua ‘casa’ ou pasta específica.)

É algo que não pode tomar decisão agora, talvez apenas futuramente? Então ele faz parte do Algum dia/Talvez. Pegue um papel e faça uma lista dos itens que devem ser procurados novamente em uma outra época. Essa lista será consultada mais tarde quando falarmos de Revisão.

É algo que necessita de uma ação e que poderia ser feito agora, imediatamente? Então Faça agora. Porém, um alerta: Só realize essa ação se ela realmente durar pouco tempo (não uso a regra dos 2 minutos de Allen, uso a regra do bom senso). Um telefonema pra um amigo pode demorar um minuto, se for apenas pra dar um recado rápido, mas se for aquele seu amigo fofoqueiro, talvez você perca a tarde inteira ouvindo as últimas notícias de todo o departamento do seu trabalho. Portanto, use o bom senso.

Podemos também estar lidando com algo que não compete a você a decisão ou a próxima ação, como por exemplo a aprovação de uma mudança no projeto que necessita do aval do chefe. Sendo assim, essa ação deve ser Delegada à pessoa mais indicada para resolver. Embora eu seja uma ariana que quer resolver o mundo sozinha, ressalto aqui a importância de se delegar tarefas quando estamos tratando de uma equipe. Nem sempre é bom ficarmos sobrecarregados quando há outras pessoas também competentes que podem até fazer melhor que nós determinada função. Cabe a você analisar a situação, pois cada caso é um caso.

Para todas as outras ações que devem ser feitas, mas que não são imediatas, como a leitura de um livro, o backup de um CD pro HD externo (no meu caso zilhões), ou até mesmo escrever um post novo para o blog, devemos anotar em uma lista de Ações, ou To Do, como preferir, e será essa lista o que mais vai importar pra você a partir de agora, com a implementação do método GTD.

Resumindo: Para cada item que pegamos na montanha de tralhas, podemos:

• Jogar no lixo
• Arquivar (Arquivo de referência)
• Guardar para Algum dia/Talvez
• Delegar
• Fazer na hora (quando é rápido)

Fazer depois (anotar na lista de Ações quando demorar mais que 2-3 minutos).

Material a ser arquivado

Após ter tudo categorizado, já tinha bastante lixo, a maioria papel velho que juntei pra reciclagem. Essa etapa é um intermediário entre a bagunça e a organização, e quando acabei de processar, comecei a sentir um alívio de que as coisas iam melhorar, pois é certo que bate um desespero ao ver toda sua tralha no meio do quarto. A sensação que deu é que nunca mais ia conseguir colocar em ordem novamente, e confesso que até pedi uma ajuda aos amigos do GTDbr no momento tenso do processamento. Quando mais eu mexia nos itens, mais bagunçado parecia, mas tudo clareou no final e foi como se eu tivesse jogado a metade fora, de tão organizada que ficou minha bagunça.

Porém, o que me deu mais alegria foi juntar 3 sacolas de supermercado de papel pra reciclar, e isso significa que meu quarto está 3 sacolas de lixo mais leve.

Quanto papel…

E você? É adepto do papel ou prefere tudo digital? Confesso que estou querendo mudar meus hábitos… Mas ainda sou muito apegada aos meus livros

Resumo geral: Quando processamos, estamos categorizando e descobrindo o que é cada item que você separou e definindo um destino pra ele. Então devemos anotar em listas tudo o que deve ser feito (Ação), o que deve ser Delegado, o que um dia você fará (Algum dia/Talvez), o que deve ser Arquivado e o que é Lixo.

Uma nota importante que não mencionei, é que nesse momento vamos descobrir que alguns itens necessitam de mais de uma ação, sendo classificada como um Projeto. No meu caso havia na minha caixa de entrada alguns álbuns de fotos desordenadas, e defini como um projeto organizar as fotografias. Então vamos lá, pensem comigo, o que eu preciso pra que minhas fotografias sejam organizadas? Apenas organizá-las não é uma ação, acompanhem comigo:

1. Revelar algumas fotografias que estão no HD
2. Comprar albuns padronizados e separar um pra cada ano (decidi separar assim, fica à critério da pessoa)
3. Juntar todas as fotografias que estão perdidas nos álbuns pequenos.
4. Organizá-las nos álbuns padronizados e escrever as datas e locais das fotos.

Perceberam como não é simplesmente ‘organizar’?

Então, para todo resultado que queremos atingir que demande mais de uma ação, chamamos de Projeto.

Por hoje vou ficar por aqui, acompanhe o próximo post sobre Organização.