Faz uma semana que contei pra vocês como estava me organizando pelo método GTD. O passo 3, que é justamente a organização, me parece que é o mais complicado, ou melhor, demorado, já que exige muita dedicação para que tudo fiquei conforme o esperado. É na organização que precisamos de todo o material de apoio, e isso muitas vezes faz com que a instalação do método vá por água abaixo.

Muito se tem discutido sobre o melhor material, equipamento e etc, mas particularmente eu acho que precisamos focar mais no que estamos fazendo e em sua finalidade, e não na forma em que estamos trabalhando com o método. Quando esperamos ter o material ideal, o Moleskine ideal, a caneta ideal e o sistema de arquivamento perfeito, acabamos por cair nas garras de um grande inimigo: A procrastinação. Acabamos por deixar nossa lista de tarefas pra depois simplesmente porque não encontramos um caderno ideal, ou porque não compramos ainda o lançamento do smartphone que queremos, e essa é uma grande falha. Apesar de eu estar falando sobre isso, a estagnação do passo 3 no meu caso foi devido a uma semana completamente agitada. Será que eu também estou arrumando uma desculpa para minha procrastinação ou a etapa de organizar é realmente a mais demorada? Vamos ao que interessa:

A organização pelo método GTD

Eu falei no post anterior que anotei todas as ações em uma lista, assim como os itens que necessitavam aguardar uma resposta ou ação de outros. Allen diz em seu livro que é muito importante categorizar as ações, para que possamos ver o que podemos fazer naquela janela de tempo entre uma aula ou outra, ou no intervalo do almoço de acordo com o ambiente em que estamos. Analisando minhas ações, percebi que as minhas categorias principais eram:

• Telefonar
• Computador
• Rua
• Comprar
• Ler

Dessa forma, podemos agrupar as ações dentro dessas categorias, seja em seu caderninho ou no computador. Assim, toda vez que eu for a um Shopping, por exemplo, sei o que devo comprar lá, pra que não perca tempo tendo que ir diversas vezes ou esquecendo de algo. Vocês podem estar pensando que isso não é ser minimalista, que tenho uma lista de compras de shopping enorme, o que não é verdade. Tendo uma lista de itens a comprar em mãos, não nos permite sair com apenas aquela ‘vontade’ de comprar algo, o que nos faz adquirir o que não precisamos.

Anotar é, sem dúvida, uma ótima forma de avaliar a verdadeira necessidade daquilo que queremos, ou que achamos que precisamos. Nos ajuda também a sermos mais objetivos e não perder horas rodando sem rumo no shopping até que alguma propaganda atrativa nos convença a comprar um produto novo sem necessidade. Portanto, acho muito importante termos uma lista de itens a serem comprados, até porque pode ser crucial que compremos determinado objeto para darmos prosseguimento a um projeto, por exemplo.

No meu declutter de ontem acabei doando meus 3 pijamas que não gostava muito, que usava no calor, só me restando dois de frio. Imediatamente coloquei na lista “Comprar um pijama”, pois prefiro ter um bom que ter três que não gosto porque não se adaptam bem ou incomodam enquanto durmo. Aliás, o declutter de ontem merece um post exclusivo, que escreverei depois.

Voltando às listas, Allen fala no capítulo 7 que o item Ler/Revisar pode ser uma pasta, e foi o que fiz. Separei uma pasta para colocar os artigos, textos da faculdade, revistas e livros a serem lidos, pois assim que tiver uma ‘janela’ de tempo aberto é mais fácil ter todos os textos concentrados numa pasta única que sair abrindo gavetas à procura de um texto que você tinha certeza que estava por ali…

OBS.: Quando digo pra colocar livros a serem lidos na pasta não significa colocar os 55 livros que você comprou e ainda não leu e que estão empoeirados na sua prateleira. Me refiro àquele que você parou pela metade, ou que selecionou pra quando tiver um tempo começar a leitura.

Também é importante que tenhamos uma pasta pra ser usada como Caixa de entrada. Eu já havia falado da minha no post anterior. Nela coloco correspondências importantes que chegam, idéias de post pra um dos meus blogs, boleto que imprimi a ser pago e meus famosos Mapas Mentais.

Esses mapas eu faço pra tudo que preciso, como organizar o blog, e resumo de matéria da faculdade, e a maior utilidade é na apresentação de seminários nas aulas. Depois que passei a usar os Mapas Mentais, criado por Tony Buzan, (compre o livro aqui) não me perco mais nas explicações, pois sei que posso desenvolver melhor cada tópico sem a preocupação de manter o foco, pois está tudo no papel, e bem colorido pra eu não me perder.

Eles estimulam os dois lados do cérebro, sendo mais fácil de associar informações através de cores e desenhos, fazendo com que lembremos do que precisamos com muito mais clareza. Essa foto acima é do meu professor de teoria musical apreciando meu mapa mental da matéria que ele cobrou na prova. Eu tirei nota máxima, pois lembrava exatamente de todo um contexto só de lembrar a posição que determinada palavra-chave estava localizada e sua cor. Esse método funciona perfeitamente pra mim.

Aí está minha pasta de textos a serem lidos, de Jornalismo, Produção Cultural, a pasta de Inbox, ou caixa de entrada e um bloco que fiz cortando folhas de rascunho pra anotações diversas, que coloco na Inbox depois.

Deixem sugestões aqui nos comentários sobre algo que queiram saber sobre minha organização, assim posso planejar um post comentando sobre algum aspecto interessante que eu tenha esquecido.