Como prometido, hoje vou falar do terceiro passo no processo que estou fazendo baseado no GTD. Quinta feira eu fiz uma Super Coleta e Processei toda a tralha que tinha em meu quarto. Ontem passei o dia na Organização, e vou contar pra vocês como foi, mas primeiro eu vou resumir aqui segundo David Allen:

No livro ele explica que é nessa fase que vamos lançar mão do material de apoio, que vai nos ajudar a organizar toda essa tralha que ainda nos assombra, e vamos definir cada compartimento para cada item que processamos, por isso, devemos ter as ferramentas corretas para que o sistema não vá por água abaixo, justamente depois de tanto trabalho coletando e processando. As categorias básicas da organização se definem nos tópicos abaixo:

• Uma lista com todos os seus Projetos.
• Material de Suporte aos projetos.
• Material de Referência
• Compromissos anotados na Agenda.
• Lista de Próximas Ações
• Lista de itens Aguardando alguma decisão de terceiros.
• Lista de ações para Algum dia/Talvez.

Para agenda, precisamos de… uma agenda. Tanto faz se usa o sistema do Outlook (muitos gostam bastante) ou uma agenda de papel. Confesso que ainda não escolhi uma ideal, pois sempre começo a usar a minha pequena e quando vejo, está largada num canto, abandonada por mais de um mês. Nunca testei a agenda do Outlook, pois não o uso como gerenciador de emails, pois acesso diretamente da página do Gmail. Ok, vocês podem falar “Use o Google Calendar” e eu respondo “Bem lembrado”.

Para material de Referência, o ideal é uma pasta de arquivo com várias divisórias onde podemos guardar e encontrar facilmente o que procuramos, e é importante que seja muito bem organizada e etiquetada. De nada adianta termos uma pasta de arquivos que é complicada de pegar/encontrar, pois temos que pensar em facilidade de acesso. Esse método é, principalmente, pra que tudo seja simples e rápido, pois a meta é termos tudo em mãos e não perder tempo procurando por algo.

No meu uso uma pasta de arquivo tipo maleta que deixo dentro do armário bem acima da minha escrivaninha. Nessa pasta, coloco arquivos de referência que não vou utilizar todos os dias, como um arquivo ‘quase-morto’, ou ‘moribundo’, rs. Não chega a ser um arquivo morto, estes, deixo numa caixa no maleiro do meu armário, que também já está no meu alvo pra uma super arrumação. Tenho uma divisória com alguns textos sobre Ufologia, outros sobre Budismo, Espiritualidade, Documentos do meu cachorro Freddy (sim, porque cachorro também é gente), Concursos que fiz, e uma divisão com algumas cópias de documentos como identidade, CPF, um comprovante de residência recente e algumas fotos 3×4. Tive essa idéia pois sempre precisamos de cópias de documentos, e é super fácil apenas pegar na pasta já prontos.

Os textos que recebo na faculdade (quando não encontro em PDF) ficam numa pasta sanfonada exclusiva para material de estudo, dividida por disciplina.

Pastas em L, ou daquelas fininhas são boas pra guardar material de suporte aos projetos, pois basta pegar uma pasta quando for trabalhar neles, sem correr o risco de se distrair com outros assuntos. É importante termos foco naquilo que estamos fazendo no momento. Então, na minha organização, peguei pastas em L transparentes que comprei na Kalunga e etiquetei de acordo com os projetos que estou trabalhando, como meu site sobre os Cavaleiros do Zodíaco, curso de Japonês, trabalhos com Jornalismo, além de uma para Inbox (Caixa de entrada) e outra pra minha faculdade.

Tudo que estava espalhado relacionado ao site (pendências), coloquei na pasta, como por exemplo fazer mais Flyers a serem distribuídos em eventos, revista antiga a ser escaneada e até um argumento de roteiro a ser filmado “Algum dia/Talvez”. Todo item que eu coloquei nessa pasta, anotei a respectiva ação que deve ser feita numa lista, e joguei na pasta Inbox. Fiz o mesmo com a pasta Produção Cultural, que nela coloquei textos a serem lidos, e também fiz uma lista de ações a serem feitas. Essa lista também foi pra pasta Inbox.

Resumindo: Em cada pasta em L coloquei tudo pendente relacionado a cada projeto, além de criar uma pasta Inbox GDT, que será a partir de agora minha caixa de entrada física. Nela coloquei todas as listas de ações, algum dia/talvez e projetos que irei mais tarde passar pro computador.

Depois dessa organização começamos a respirar aliviados, pois a sensação que dá é que as coisas estão finalmente sob nosso controle, pois não temos todas as tarefas feitas, mas sabemos exatamente o que deve ser feito. A primeira tarefa que fiz, ontem mesmo, foi organizar todos os CDs e DVDs, tanto de backup de computador quanto de música, mas isso fica pra um próximo post onde vou explicar exatamente como fiz essa organização.

 E você? Quais as ferramentas que gosta de usar na organização?

Leia a parte 2 da organização clicando aqui

Já que o último post que escrevi foi sobre a coleta, darei prosseguimento ao tema GTD falando agora sobre o próximo passo: O processamento.

Segundo David Allen, o ‘pai’ do GTD, na fase do processamento devemos apenas identificar cada item, decidir o que ele significa e o que fazer com ele. Não se assuste, pois não vamos resolver todos os problemas concluindo todas as tarefas inacabadas de uma vez só. Talvez seja por esse motivo que esse método é eficaz, pois é efetuado em várias etapas justamente pra cada um cumpri-las em seu tempo.

Após sentar no chão olhando essa pilha imensa de itens a serem processados, bateu um desânimo tão grande que dei uma pausa de meia hora pra fazer um lanche. Precisava recuperar as energias pra seguir em frente, já que é fato que objetos parados por muito tempo possuem energia estagnada, e realmente dá um cansaço físico e mental quando começamos a mexer muito nelas.

Coleção de revista ‘Vegetarianos’, cases de CD de bichinhos, livros de quiromancia, caderninhos de anotações (muitos deles) e DVDs, muitos DVDs com conteúdo desatualizado, ‘a gente vê por aqui’.

Foi com essa pilha de itens que eu tive que lidar depois da pausa do lanche, e como o método indica, devemos lidar com cada um deles um de cada vez. Essa etapa do processamento consiste em descartar (ainda mais) o lixo que por algum motivo ainda mantivemos na pilha da caixa de entrada, concluir ações que levem pouco tempo pra serem feitas (em média 2 minutos), delegar o que não cabe a você a decisão, identificar projetos e classificar o restante das ações que devem ser feitas. Confuso? Então vamos lá que eu explico melhor.

A regra é pegar o primeiro item visível e não largá-lo até ser decidido o que será feito com ele. Há algumas opções:

É lixo? Então jogue-o fora imediatamente.

É um Arquivo de Referência? Vai precisar de um texto, por exemplo, pra estudar futuramente pra alguma pesquisa? Então arquive em algum local específico. (Costumo chamar de casa, cada texto meu tem sua ‘casa’ ou pasta específica.)

É algo que não pode tomar decisão agora, talvez apenas futuramente? Então ele faz parte do Algum dia/Talvez. Pegue um papel e faça uma lista dos itens que devem ser procurados novamente em uma outra época. Essa lista será consultada mais tarde quando falarmos de Revisão.

É algo que necessita de uma ação e que poderia ser feito agora, imediatamente? Então Faça agora. Porém, um alerta: Só realize essa ação se ela realmente durar pouco tempo (não uso a regra dos 2 minutos de Allen, uso a regra do bom senso). Um telefonema pra um amigo pode demorar um minuto, se for apenas pra dar um recado rápido, mas se for aquele seu amigo fofoqueiro, talvez você perca a tarde inteira ouvindo as últimas notícias de todo o departamento do seu trabalho. Portanto, use o bom senso.

Podemos também estar lidando com algo que não compete a você a decisão ou a próxima ação, como por exemplo a aprovação de uma mudança no projeto que necessita do aval do chefe. Sendo assim, essa ação deve ser Delegada à pessoa mais indicada para resolver. Embora eu seja uma ariana que quer resolver o mundo sozinha, ressalto aqui a importância de se delegar tarefas quando estamos tratando de uma equipe. Nem sempre é bom ficarmos sobrecarregados quando há outras pessoas também competentes que podem até fazer melhor que nós determinada função. Cabe a você analisar a situação, pois cada caso é um caso.

Para todas as outras ações que devem ser feitas, mas que não são imediatas, como a leitura de um livro, o backup de um CD pro HD externo (no meu caso zilhões), ou até mesmo escrever um post novo para o blog, devemos anotar em uma lista de Ações, ou To Do, como preferir, e será essa lista o que mais vai importar pra você a partir de agora, com a implementação do método GTD.

Resumindo: Para cada item que pegamos na montanha de tralhas, podemos:

• Jogar no lixo
• Arquivar (Arquivo de referência)
• Guardar para Algum dia/Talvez
• Delegar
• Fazer na hora (quando é rápido)

Fazer depois (anotar na lista de Ações quando demorar mais que 2-3 minutos).

Material a ser arquivado

Após ter tudo categorizado, já tinha bastante lixo, a maioria papel velho que juntei pra reciclagem. Essa etapa é um intermediário entre a bagunça e a organização, e quando acabei de processar, comecei a sentir um alívio de que as coisas iam melhorar, pois é certo que bate um desespero ao ver toda sua tralha no meio do quarto. A sensação que deu é que nunca mais ia conseguir colocar em ordem novamente, e confesso que até pedi uma ajuda aos amigos do GTDbr no momento tenso do processamento. Quando mais eu mexia nos itens, mais bagunçado parecia, mas tudo clareou no final e foi como se eu tivesse jogado a metade fora, de tão organizada que ficou minha bagunça.

Porém, o que me deu mais alegria foi juntar 3 sacolas de supermercado de papel pra reciclar, e isso significa que meu quarto está 3 sacolas de lixo mais leve.

Quanto papel…

E você? É adepto do papel ou prefere tudo digital? Confesso que estou querendo mudar meus hábitos… Mas ainda sou muito apegada aos meus livros

Resumo geral: Quando processamos, estamos categorizando e descobrindo o que é cada item que você separou e definindo um destino pra ele. Então devemos anotar em listas tudo o que deve ser feito (Ação), o que deve ser Delegado, o que um dia você fará (Algum dia/Talvez), o que deve ser Arquivado e o que é Lixo.

Uma nota importante que não mencionei, é que nesse momento vamos descobrir que alguns itens necessitam de mais de uma ação, sendo classificada como um Projeto. No meu caso havia na minha caixa de entrada alguns álbuns de fotos desordenadas, e defini como um projeto organizar as fotografias. Então vamos lá, pensem comigo, o que eu preciso pra que minhas fotografias sejam organizadas? Apenas organizá-las não é uma ação, acompanhem comigo:

1. Revelar algumas fotografias que estão no HD
2. Comprar albuns padronizados e separar um pra cada ano (decidi separar assim, fica à critério da pessoa)
3. Juntar todas as fotografias que estão perdidas nos álbuns pequenos.
4. Organizá-las nos álbuns padronizados e escrever as datas e locais das fotos.

Perceberam como não é simplesmente ‘organizar’?

Então, para todo resultado que queremos atingir que demande mais de uma ação, chamamos de Projeto.

Por hoje vou ficar por aqui, acompanhe o próximo post sobre Organização.

Nada como começar o feriado fazendo uma coleta do GTD. Resolvi reimplantar esse método que há muito tempo não utilizava. Conheci o GTD quando morava em São Paulo. Tinha pouca coisa no quarto, pois morava em uma república de estudantes. Utilizei esse sistema por um bom tempo e obtive resultados incríveis! O problema foi quando voltei para o Rio de Janeiro e encontrei meu quarto que havia deixado pra trás por três anos. Foi uma desordem total, e durante meses tentei me organizar da maneira que pude, mas sem sucesso.

O choque das coisas que já estavam aqui com as que trouxe de Sampa causou uma bagunça e duplicação de itens que acabei adquirindo por lá, e que não queria me desfazer. Um bom exemplo disso são caderninhos de anotações, canetas, enfeites e potinhos (que tenho aos montes, a maioria vazios). Hoje resolvi dar um basta e fazer uma super coleta pra começar do zero no método GTD. Não sabe o que é? Então vou explicar pra vocês.

David Allen criou um método de organização pessoal e produtividade chamado GTD (Getting Things Done – A arte de fazer acontecer) onde o processo se divide em cinco estágios: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer. Pretendo fazer um post sobre cada etapa mais pra frente, explicando a forma que uso, e hoje vou começar pela…

Coleta

Segundo Allen, devemos ter uma caixa de entrada, onde podemos colocar tudo o que necessita de alguma ação. Devemos ter uma para coleta física, para armazenar papéis, correspondências, contas a pagar e etc. e uma mental, onde iremos anotar todas as idéias que temos durante o dia, geralmente um caderninho pequeno, ou o próprio celular. Há aqueles que gostam de usar um Moleskine, mas eu prefiro um caderninho baratinho de papelaria. Allen compara nosso cérebro como um computador, onde gastamos nossa memória RAM pra ficar pensando constantemente nos compromissos e idéias que temos durante o dia, atrapalhando a concentração e o foco naquilo que realmente devemos fazer no momento. Portando, tudo deve ser reunido em um único lugar, desde que não seja sua cabeça.

Porém, nem sempre temos o controle de tudo, e do nada nossa vida pode virar uma bagunça tão grande que nem conseguimos raciocinar direito no meio de tanta papelada, livros pra ler, relatórios a serem entregues… é nessa hora que precisamos de uma super coleta, que consiste em pegar todos esses ‘veios abertos’, todas essas ‘lacunas’ que necessitam alguma ação (tanto física quanto mental) e juntar para que possa ser realizado um processamento em seguida. A tarefa consiste em pegar tudo aquilo que está no lugar errado, e veja bem, no meu caso parece que meu quarto inteiro se encontra nessa situação.

Não vou falar aqui nesse post sobre os passos seguintes, pois pretendo mostra o que estou fazendo, então vou escrevendo de acordo com os meus exemplos práticos para que não fique muito confuso, nem passe informação demais num dia só. Sim, serei cobaia do GTD e estarei testando aqui ao vivo todo o procedimento desse método, por esse motivo conto com a ajuda dos experts no assunto com dicas do que estou fazendo de errado e o que posso fazer melhor. Então vamos lá.

No meu caso, estou usando próprio chão do quarto como inbox da super coleta (sim, eu acabei de dar esse nome pra não confundir com a coleta diária do sistema já estabilizado e organizado, que não é o meu caso), colocando em pilha tudo o que tenho ao meu redor que necessita de alguma ação. O que não quero mais já vai pro lixo imediatamente, não chego a pensar duas vezes, pois acabamos sempre mudando de opinião e guardando algo sem utilidade, e tenho certeza que na próxima coleta ele estará ali, novamente na pilha de itens a serem processados.

Essa é minha pilha (ainda pequena) de itens que necessitam de uma ação. Uma apostila de teoria da música que provavelmente vou doar, meu iPod que não liga mais e que pretendo trocar a bateria ou vendê-lo, minha revista Heróis com a história da infância do Shun que preciso escanear pra colocar no meu site sobre os Cavaleiros do Zodíaco, caixa de CDs com programas desde 1998, meu HD externo que precisa urgente ser reorganizado entre outras pilhas de papéis da faculdade.

É importante, depois de colocar na pilha (ou duas se você tiver muita coisa), todos os itens que precisam de uma ação. É hora de sentar com calma, pegar uma folha de papel (Allen diz pra usar um papel pra cada item, mas acho um absurdo, sou ecológica) e fazer uma descarga mental. Nesse papel você vai anotar tudo o que você ‘deveria’, ‘queria’, ‘preciso de’, ‘queria comprar’, e outros ‘se’ da vida. É hora de usar toda sua imaginação sem medo de julgar. Seu sonho é conhecer as Filipinas? Escreva. Gostaria de escrever um livro mas acha a idéia absurda? Escreva isso na lista. Tem que comprar um presente de aniversário pra sogra? Coloque no papel. Se você vai fazer ou não, isso é assunto pro terceiro passo, na Organização. O importante é tirar tudo de sua cabeça, pois a meta é justamente esvaziar a mente e colocar todas as informações que ela constantemente lembra em um local seguro, pois enquanto não anotamos o que temos que fazer, é natural que nosso cérebro envie diversas mensagens durante o dia nos relembrando, o que atrapalha o nosso desempenho.

Eu falei duas pilhas?

Muito desse material precisa ser organizado, como por exemplo meus CDs de arquivos antigos de computador. O que ainda for útil, farei backup no HD externo, o que não servir mais vai pro lixo. Dentro dessas cases de bichinhos tenho alguns CDs de MP3 do carro, mas muito antigas. Não vou guardar um disco físico de músicas podendo centralizar tudo num só lugar e quando quiser ouvir passar pro pendrive ou celular. Tenho também vários livros antigos, alguns deles ainda não lidos, que organizarei pra que possam ser lidos e depois, quem sabe, passados adiante. Talvez volte a usar o Skoob para promover trocas, se você ainda não conhece esse site, sugiro que dê um pulo lá.

Bem, o que irei fazer agora é uma coleta mental. Já estou escutando minhas músicas de Reiki, bem relaxantes, vou pegar um papel e uma caneta e vou listar tudo o que tenho que fazer que está na minha cabeça. Compromissos, telefonemas, idéias, projetos, desejos, compras e etc.

Essa é a parte da coleta mental, onde devemos retirar tudo o que ocupa nossos pensamentos durante o dia. Depois faço um outro post explicando o que farei com toda essa tralha que já está me atormentando. Mas calma, o resultado é maravilhoso. Fique atento pro próximo post! Aguarde as cenas do próximo capítulo, e por favor, comentem suas sugestões!