Instalando GTD: Organização [Parte 1]

Como prometido, hoje vou falar do terceiro passo no processo que estou fazendo baseado no GTD. Quinta feira eu fiz uma Super Coleta e Processei toda a tralha que tinha em meu quarto. Ontem passei o dia na Organização, e vou contar pra vocês como foi, mas primeiro eu vou resumir aqui segundo David Allen:

No livro ele explica que é nessa fase que vamos lançar mão do material de apoio, que vai nos ajudar a organizar toda essa tralha que ainda nos assombra, e vamos definir cada compartimento para cada item que processamos, por isso, devemos ter as ferramentas corretas para que o sistema não vá por água abaixo, justamente depois de tanto trabalho coletando e processando. As categorias básicas da organização se definem nos tópicos abaixo:

• Uma lista com todos os seus Projetos.
• Material de Suporte aos projetos.
• Material de Referência
• Compromissos anotados na Agenda.
• Lista de Próximas Ações
• Lista de itens Aguardando alguma decisão de terceiros.
• Lista de ações para Algum dia/Talvez.

Para agenda, precisamos de… uma agenda. Tanto faz se usa o sistema do Outlook (muitos gostam bastante) ou uma agenda de papel. Confesso que ainda não escolhi uma ideal, pois sempre começo a usar a minha pequena e quando vejo, está largada num canto, abandonada por mais de um mês. Nunca testei a agenda do Outlook, pois não o uso como gerenciador de emails, pois acesso diretamente da página do Gmail. Ok, vocês podem falar “Use o Google Calendar” e eu respondo “Bem lembrado”.

Para material de Referência, o ideal é uma pasta de arquivo com várias divisórias onde podemos guardar e encontrar facilmente o que procuramos, e é importante que seja muito bem organizada e etiquetada. De nada adianta termos uma pasta de arquivos que é complicada de pegar/encontrar, pois temos que pensar em facilidade de acesso. Esse método é, principalmente, pra que tudo seja simples e rápido, pois a meta é termos tudo em mãos e não perder tempo procurando por algo.

No meu uso uma pasta de arquivo tipo maleta que deixo dentro do armário bem acima da minha escrivaninha. Nessa pasta, coloco arquivos de referência que não vou utilizar todos os dias, como um arquivo ‘quase-morto’, ou ‘moribundo’, rs. Não chega a ser um arquivo morto, estes, deixo numa caixa no maleiro do meu armário, que também já está no meu alvo pra uma super arrumação. Tenho uma divisória com alguns textos sobre Ufologia, outros sobre Budismo, Espiritualidade, Documentos do meu cachorro Freddy (sim, porque cachorro também é gente), Concursos que fiz, e uma divisão com algumas cópias de documentos como identidade, CPF, um comprovante de residência recente e algumas fotos 3×4. Tive essa idéia pois sempre precisamos de cópias de documentos, e é super fácil apenas pegar na pasta já prontos.

Os textos que recebo na faculdade (quando não encontro em PDF) ficam numa pasta sanfonada exclusiva para material de estudo, dividida por disciplina.

Pastas em L, ou daquelas fininhas são boas pra guardar material de suporte aos projetos, pois basta pegar uma pasta quando for trabalhar neles, sem correr o risco de se distrair com outros assuntos. É importante termos foco naquilo que estamos fazendo no momento. Então, na minha organização, peguei pastas em L transparentes que comprei na Kalunga e etiquetei de acordo com os projetos que estou trabalhando, como meu site sobre os Cavaleiros do Zodíaco, curso de Japonês, trabalhos com Jornalismo, além de uma para Inbox (Caixa de entrada) e outra pra minha faculdade.

Tudo que estava espalhado relacionado ao site (pendências), coloquei na pasta, como por exemplo fazer mais Flyers a serem distribuídos em eventos, revista antiga a ser escaneada e até um argumento de roteiro a ser filmado “Algum dia/Talvez”. Todo item que eu coloquei nessa pasta, anotei a respectiva ação que deve ser feita numa lista, e joguei na pasta Inbox. Fiz o mesmo com a pasta Produção Cultural, que nela coloquei textos a serem lidos, e também fiz uma lista de ações a serem feitas. Essa lista também foi pra pasta Inbox.

Resumindo: Em cada pasta em L coloquei tudo pendente relacionado a cada projeto, além de criar uma pasta Inbox GDT, que será a partir de agora minha caixa de entrada física. Nela coloquei todas as listas de ações, algum dia/talvez e projetos que irei mais tarde passar pro computador.

Depois dessa organização começamos a respirar aliviados, pois a sensação que dá é que as coisas estão finalmente sob nosso controle, pois não temos todas as tarefas feitas, mas sabemos exatamente o que deve ser feito. A primeira tarefa que fiz, ontem mesmo, foi organizar todos os CDs e DVDs, tanto de backup de computador quanto de música, mas isso fica pra um próximo post onde vou explicar exatamente como fiz essa organização.

 E você? Quais as ferramentas que gosta de usar na organização?

Leia a parte 2 da organização clicando aqui