Artigos sobre » GTD

5 causas de fracasso no GTD

26/03/2013

Como fazer a Coleta Mental? | Vida Conectada

Após um longo jejum sobre o GTD, vim falar sobre um assunto que muitos leitores já podem ter passado: As principais atitudes que fazem o sistema GTD falhar.

1. Uma falha muito comum – entre os mais entusiasmados com o sistema – é coletar e não processar. Confesso, já fiz isso diversas vezes, e por causa desse motivo, folhas de caderno permaneceram com anotações que nunca foram processadas. Uma vez encontrei uma com algumas tarefas que eu deveria ter realizado, mas que já haviam passado do prazo. Ideias de artigo, sugestão de um filme no cinema ou algum recado que deveria ter dado a algum amigo, mas que por falta de processamento, não foram levados adiante. Precisamos ter muito cuidado ao listar no papel todas as tarefas, pois não podemos ficar só nessa fase. Anotar e não processar é o mesmo que não ter anotado. E se não guardarmos as informações em um local seguro, que sabemos que será verificado futuramente, não se torna um sistema eficiente, portanto, processe sempre após a coleta.

2. Tomar uma decisão brilhante sobre determinada tarefa no momento, mas depois não levar adiante, pode acarretar também numa falha. Por falta de organização, muitas vezes temos uma ótima reflexão sobre o que devemos e podemos fazer com o que estamos processando, mas que não levamos adiante, ou simplificamos, obtendo um resultado imperfeito. Organize-se para cumprir cada tarefa da forma que você planejou inicialmente, e lembre-se, toda tarefa anotada tem sua devida importância. Não deixe de anotar como poderá efetuar algo, se você está inspirado no momento do processamento. Boas ideias podem vir como um estalo, mas também podem ir embora.

3. Falta de revisão. Você se empolga com o GTD, compra o livro, compra moleskine, uma caneta cara, divisórias, joga toda a papelada das gavetas no chão e coleta um a um, os processa, executa meia dúzia, e na semana seguinte está novamente atolado de novos compromissos que surgem e que você não coletou, não processou e que provavelmente esquecerá no dia seguinte, só lembrará quando o prazo estiver acabando. Já passou por isso? Se sim, o problema é a falta de revisão periódica. Lembre-se, vocêtem um local organizado com todas as tarefas listadas que deve executar, mas você precisa também ter sua caixa de entrada, na qual anotará novas tarefas que chegam, e que devem ser processadas. A revisão é de extrema importância, ou dificilmente você conseguirá finalizar um projeto que contém diversas ações. Revise!

4. Coletar estipulando prioridades não é uma boa ideia. Se você no momento da coleta, já começa a classificar cada ação conforme seu grau de importância, automaticamente determinará ações diferenciadas a cada uma delas, o que não será bom. No momento da coleta, apenas faça o despejo mental, sem pensar em nada. Não importa se você vai anotar que precisa comprar o biscoito do cachorrinho ou se precisa terminar o projeto amanhã para o seu chefe, anote como se cada ação fosse importante, sem filtros. Esse é um momento para apenas desafogar sua mente de tudo o que está lá dentro. Sem julgamentos.

5. Tentar tudo de uma só vez não é uma boa ideia. Você novamente se vê empolgado com o GTD e no mesmo dia coleta, processa, executa algumas ações, fica neurótico querendo salvar o mundo. Vá com calma! Tente começar aos poucos, para tornar um hábito. Não tente jogar sua casa inteira no chão da sala para fazer uma coleta física de proporções monstruosas, pois você pode acabar fatigado, com sua casa de pernas para o ar, desesperado e dizer que o GTD não dá certo. Faça a coleta em uma gaveta. Depois em outra. Anote, anote e anote, e não se esqueça de manter uma caixa no ambiente para descartes. Tente atacar cada lugar de uma vez, você vai perceber que será muito mais fácil, afinal, a primeira coleta física é a mais difícil, já que são anos de acúmulo de tralhas e de veios abertos.

Se um desses elos estiver frágil, o GTD definitivamente, não irá funcionar. Como todo hábito, devemos ter o cuidado e a paciência de implementar aos poucos, para que não corramos riscos de começar empolgados e desistirmos no primeiro ciclo. A coleta deve ser um hábito constante – tente andar com um bloco ou caderninho – e a revisão não é menos importante. Não se esqueça, se você já tentou alguma vez e falhou, não tenha medo de tentar novamente, afinal, a prática nos leva à perfeição.

Compartilhe o artigo:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on Tumblr

Como fazer a Coleta Mental?

10/03/2012

Como fazer a Coleta Mental? | Camile Carvalho | #camilecarvalho

Ontem, conversando com uma amiga, percebi que ela estava apreensiva com um trabalho da faculdade que deveria fazer pra daqui a 5 dias. Conversava comigo pelo MSN e, segundo ela, estava com o editor de texto aberto pensando em como começaria o trabalho. Resultado: Não prestava atenção no que estávamos conversando e também não conseguia desenvolver nada do trabalho da faculdade.

O que sugeri a ela? Que fizesse um despejo mental. Que pegasse uma folha de papel em branco e anotasse tudo de afazeres que surgisse em sua mente.

Despejo (ou coleta) Mental

Nosso cérebro não pára de pensar nem por um momento, já repararam isso? Até mesmo ao praticarmos a meditação, temos a difícil missão de esvaziar a mente. Já tentei por diversas vezes pensar no nada, no vazio, mas sempre vem aquele pensamento sobre ações que devemos fazer, compromissos, o trabalho da faculdade, o livro que temos que devolver… quem nunca passou por isso?

O pior de uma mente agitada, é quando precisamos focar em alguma ação no momento, mas não conseguimos por causa dos vários pensamentos que nos dispersam do foco principal. Como lidar com isso, afinal?

Segundo David Allen, do livro Fazendo as Coisas Acontecerem (Getting Things Done), nosso cérebro precisa ter a certeza de que tudo o que está pendente se encontra em um local seguro e que pode ser facilmente relembrado quando precisar. Sendo assim, ao escrevermos tudo o que está pendente de ação num papel, esvaziamos a nossa “memória RAM” do cérebro deixando-a livre para trabalhar com outras coisas mais importantes no momento. De nada adianta passarmos horas tentando escrever alguns parágrafos de um trabalho se em nossa mente estamos pensando que não podemos esquecer o pão de forma quando formos ao mercado, que precisamos fazer aquele telefonema importante e que se eu não devolver o livro à biblioteca amanhã, pagarei multa.

Pegue um papel e uma caneta, e anote tudo o que vier em sua mente. Quando digo tudo, não é para ponderar. Sonha em conhecer a Rússia? Escreva! Quer aprender japonês? Escreva! O ato de escrever sem pensar e sem ponderar é o verdadeiro despejo mental. Não se autocritique, não pense que aquilo que escreveu é bobeira, muito menos pense que é um sonho impossível. A análise e a classificação entre ações possíveis ou impossíveis virá numa próxima etapa. O momento da coleta, é um momento só seu. Tente fazê-lo num ambiente tranquilo, onde não há a chance de ser incomodado por pelo menos 15 minutos. Ouça uma música tranquila, relaxante e deixe que seu cérebro trabalhe por você. Não importa se você vai escrever sobre um simples telefonema e logo abaixo estará a viagem dos seus sonhos, apenas escreva.

Veja abaixo um exemplo da minha última lista de Despejo Mental:

  • Terminar o planejamento do livro
  • Mandar o currículo para o estágio
  • Ler Romeo and Juliet para a faculdade
  • Pegar carteirinha da UERJ
  • Fazer backup geral no computador
  • Assistir o filme Anna, dos 6 aos 18

Agora imaginem que estou lendo Romeo and Juliet e do nada penso que preciso assistir o filme Anna, dos 6 aos 18, pegar a carteirinha da UERJ, fazer o backup no computador e que já que estou lendo um livro, também preciso terminar o planejamento do meu que aliás, ainda não enviei o currículo para o estágio.

Vai dizer que nunca se sentiu assim? Eu afirmo, isso tem cura! 😉

Por que não tentar fazer um despejo mental agora? Vamos lá, basta um papel e uma caneta! Aproveite o sábado pra começar a se organizar. Não deixe pra segunda-feira o que você pode fazer hoje!  Liberte-se da autocrítica e escreva tudo. =)

Compartilhe o artigo:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on Tumblr

GTD: Não deixe para amanhã!

20/07/2011

GTD: Não deixe para amanhã! | Camile Carvalho | #camilecarvalho

Muitas pessoas me perguntam como eu consigo fazer mil coisas ao mesmo tempo. A resposta é simples: foco. Sem uma organização, nada disso seria possível. Eu escrevo, estudo música, faço faculdade presencial e outra à distância, e ainda tenho tempo de treinar patinação artística no gelo. Antes de conhecer o método GTD, de David Allen, eu não daria conta de tanta atividade – e ainda manter notas altas nos estudos. Não sou mais inteligente que ninguém, não passo a madrugada como um zumbi estudando e muito menos sou neurótica. Muito pelo contrário, quem me conhece sabe que sou calma, e sempre disposta a estar presente com os amigos, nem que seja virtualmente.

O método GTD me ajudou bastante a ter mais foco nas minhas tarefas. O ato de anotar tudo o que vem em mente junto com os Mapas Mentais é essencial para liberarmos nossa mente dos milhões de pensamentos que surgem a cada instante, nos desconcentrando do que realmente é importante naquele momento. Enquanto estou escrevendo aqui, me lembrei que devo dar um telefonema. Apenas anotei no meu caderninho que uso como caixa de entrada e continuei escrevendo. Assim, sei que não perderei a informação, e minha mente continua focada naquilo que estou fazendo no momento.

Um dos problemas que vejo no GTD, ou melhor, nas pessoas que o utilizam, é a atenção basicamente no equipamento a ser utilizado, e não na aplicação do método em si. Não ter um iPhone de última geração nem um MacBook não é impedimento nenhum de implantar o método, assim como não ter um rotulador ou um Moleskine. Vejo muitas discussões acerca do GTD sobre o material a ser utilizado, e muita idolatria a determinadas marcas acabam desestimulando aquelas pessoas que não têm condição de adquiri-las.

GTD não é feito de iPhone, Moleskines nem canetas de 300 reais. GTD é inicialmente, um processo interno, de conscientização, e posteriormente com o material que tiver disponível, seja ele um Smartphone ou um simples bloco de rascunho.

Não deixe pra começar seu método de organização pessoal quando tiver um smartphone de última geração. Eles são bons, sim. Mas não são imprescindíveis. Não deixe pra amanhã o que você pode fazer hoje! Pare agora mesmo de procrastinar e boa sorte! 🙂

Compartilhe o artigo:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on Tumblr