Organize-se com o GTD: Coleta

Nada como começar o feriado fazendo uma coleta do GTD. Resolvi reimplantar esse método que há muito tempo não utilizava. Conheci o GTD quando morava em São Paulo. Tinha pouca coisa no quarto, pois morava em uma república de estudantes. Utilizei esse sistema por um bom tempo e obtive resultados incríveis! O problema foi quando voltei para o Rio de Janeiro e encontrei meu quarto que havia deixado pra trás por três anos. Foi uma desordem total, e durante meses tentei me organizar da maneira que pude, mas sem sucesso.

O choque das coisas que já estavam aqui com as que trouxe de Sampa causou uma bagunça e duplicação de itens que acabei adquirindo por lá, e que não queria me desfazer. Um bom exemplo disso são caderninhos de anotações, canetas, enfeites e potinhos (que tenho aos montes, a maioria vazios). Hoje resolvi dar um basta e fazer uma super coleta pra começar do zero no método GTD. Não sabe o que é? Então vou explicar pra vocês.

David Allen criou um método de organização pessoal e produtividade chamado GTD (Getting Things Done – A arte de fazer acontecer) onde o processo se divide em cinco estágios: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer. Pretendo fazer um post sobre cada etapa mais pra frente, explicando a forma que uso, e hoje vou começar pela…

Coleta

Segundo Allen, devemos ter uma caixa de entrada, onde podemos colocar tudo o que necessita de alguma ação. Devemos ter uma para coleta física, para armazenar papéis, correspondências, contas a pagar e etc. e uma mental, onde iremos anotar todas as idéias que temos durante o dia, geralmente um caderninho pequeno, ou o próprio celular. Há aqueles que gostam de usar um Moleskine, mas eu prefiro um caderninho baratinho de papelaria. Allen compara nosso cérebro como um computador, onde gastamos nossa memória RAM pra ficar pensando constantemente nos compromissos e idéias que temos durante o dia, atrapalhando a concentração e o foco naquilo que realmente devemos fazer no momento. Portando, tudo deve ser reunido em um único lugar, desde que não seja sua cabeça.

Porém, nem sempre temos o controle de tudo, e do nada nossa vida pode virar uma bagunça tão grande que nem conseguimos raciocinar direito no meio de tanta papelada, livros pra ler, relatórios a serem entregues… é nessa hora que precisamos de uma super coleta, que consiste em pegar todos esses ‘veios abertos’, todas essas ‘lacunas’ que necessitam alguma ação (tanto física quanto mental) e juntar para que possa ser realizado um processamento em seguida. A tarefa consiste em pegar tudo aquilo que está no lugar errado, e veja bem, no meu caso parece que meu quarto inteiro se encontra nessa situação.

Não vou falar aqui nesse post sobre os passos seguintes, pois pretendo mostra o que estou fazendo, então vou escrevendo de acordo com os meus exemplos práticos para que não fique muito confuso, nem passe informação demais num dia só. Sim, serei cobaia do GTD e estarei testando aqui ao vivo todo o procedimento desse método, por esse motivo conto com a ajuda dos experts no assunto com dicas do que estou fazendo de errado e o que posso fazer melhor. Então vamos lá.

No meu caso, estou usando próprio chão do quarto como inbox da super coleta (sim, eu acabei de dar esse nome pra não confundir com a coleta diária do sistema já estabilizado e organizado, que não é o meu caso), colocando em pilha tudo o que tenho ao meu redor que necessita de alguma ação. O que não quero mais já vai pro lixo imediatamente, não chego a pensar duas vezes, pois acabamos sempre mudando de opinião e guardando algo sem utilidade, e tenho certeza que na próxima coleta ele estará ali, novamente na pilha de itens a serem processados.

Essa é minha pilha (ainda pequena) de itens que necessitam de uma ação. Uma apostila de teoria da música que provavelmente vou doar, meu iPod que não liga mais e que pretendo trocar a bateria ou vendê-lo, minha revista Heróis com a história da infância do Shun que preciso escanear pra colocar no meu site sobre os Cavaleiros do Zodíaco, caixa de CDs com programas desde 1998, meu HD externo que precisa urgente ser reorganizado entre outras pilhas de papéis da faculdade.

É importante, depois de colocar na pilha (ou duas se você tiver muita coisa), todos os itens que precisam de uma ação. É hora de sentar com calma, pegar uma folha de papel (Allen diz pra usar um papel pra cada item, mas acho um absurdo, sou ecológica) e fazer uma descarga mental. Nesse papel você vai anotar tudo o que você ‘deveria’, ‘queria’, ‘preciso de’, ‘queria comprar’, e outros ‘se’ da vida. É hora de usar toda sua imaginação sem medo de julgar. Seu sonho é conhecer as Filipinas? Escreva. Gostaria de escrever um livro mas acha a idéia absurda? Escreva isso na lista. Tem que comprar um presente de aniversário pra sogra? Coloque no papel. Se você vai fazer ou não, isso é assunto pro terceiro passo, na Organização. O importante é tirar tudo de sua cabeça, pois a meta é justamente esvaziar a mente e colocar todas as informações que ela constantemente lembra em um local seguro, pois enquanto não anotamos o que temos que fazer, é natural que nosso cérebro envie diversas mensagens durante o dia nos relembrando, o que atrapalha o nosso desempenho.

Eu falei duas pilhas?

Muito desse material precisa ser organizado, como por exemplo meus CDs de arquivos antigos de computador. O que ainda for útil, farei backup no HD externo, o que não servir mais vai pro lixo. Dentro dessas cases de bichinhos tenho alguns CDs de MP3 do carro, mas muito antigas. Não vou guardar um disco físico de músicas podendo centralizar tudo num só lugar e quando quiser ouvir passar pro pendrive ou celular. Tenho também vários livros antigos, alguns deles ainda não lidos, que organizarei pra que possam ser lidos e depois, quem sabe, passados adiante. Talvez volte a usar o Skoob para promover trocas, se você ainda não conhece esse site, sugiro que dê um pulo lá.

Bem, o que irei fazer agora é uma coleta mental. Já estou escutando minhas músicas de Reiki, bem relaxantes, vou pegar um papel e uma caneta e vou listar tudo o que tenho que fazer que está na minha cabeça. Compromissos, telefonemas, idéias, projetos, desejos, compras e etc.

Essa é a parte da coleta mental, onde devemos retirar tudo o que ocupa nossos pensamentos durante o dia. Depois faço um outro post explicando o que farei com toda essa tralha que já está me atormentando. Mas calma, o resultado é maravilhoso. Fique atento pro próximo post! Aguarde as cenas do próximo capítulo, e por favor, comentem suas sugestões!

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