GTD: Processamento

Já que o último post que escrevi foi sobre a coleta, darei prosseguimento ao tema GTD falando agora sobre o próximo passo: O processamento.

Segundo David Allen, o ‘pai’ do GTD, na fase do processamento devemos apenas identificar cada item, decidir o que ele significa e o que fazer com ele. Não se assuste, pois não vamos resolver todos os problemas concluindo todas as tarefas inacabadas de uma vez só. Talvez seja por esse motivo que esse método é eficaz, pois é efetuado em várias etapas justamente pra cada um cumpri-las em seu tempo.

Após sentar no chão olhando essa pilha imensa de itens a serem processados, bateu um desânimo tão grande que dei uma pausa de meia hora pra fazer um lanche. Precisava recuperar as energias pra seguir em frente, já que é fato que objetos parados por muito tempo possuem energia estagnada, e realmente dá um cansaço físico e mental quando começamos a mexer muito nelas.

Coleção de revista ‘Vegetarianos’, cases de CD de bichinhos, livros de quiromancia, caderninhos de anotações (muitos deles) e DVDs, muitos DVDs com conteúdo desatualizado, ‘a gente vê por aqui’.

Foi com essa pilha de itens que eu tive que lidar depois da pausa do lanche, e como o método indica, devemos lidar com cada um deles um de cada vez. Essa etapa do processamento consiste em descartar (ainda mais) o lixo que por algum motivo ainda mantivemos na pilha da caixa de entrada, concluir ações que levem pouco tempo pra serem feitas (em média 2 minutos), delegar o que não cabe a você a decisão, identificar projetos e classificar o restante das ações que devem ser feitas. Confuso? Então vamos lá que eu explico melhor.

A regra é pegar o primeiro item visível e não largá-lo até ser decidido o que será feito com ele. Há algumas opções:

É lixo? Então jogue-o fora imediatamente.

É um Arquivo de Referência? Vai precisar de um texto, por exemplo, pra estudar futuramente pra alguma pesquisa? Então arquive em algum local específico. (Costumo chamar de casa, cada texto meu tem sua ‘casa’ ou pasta específica.)

É algo que não pode tomar decisão agora, talvez apenas futuramente? Então ele faz parte do Algum dia/Talvez. Pegue um papel e faça uma lista dos itens que devem ser procurados novamente em uma outra época. Essa lista será consultada mais tarde quando falarmos de Revisão.

É algo que necessita de uma ação e que poderia ser feito agora, imediatamente? Então Faça agora. Porém, um alerta: Só realize essa ação se ela realmente durar pouco tempo (não uso a regra dos 2 minutos de Allen, uso a regra do bom senso). Um telefonema pra um amigo pode demorar um minuto, se for apenas pra dar um recado rápido, mas se for aquele seu amigo fofoqueiro, talvez você perca a tarde inteira ouvindo as últimas notícias de todo o departamento do seu trabalho. Portanto, use o bom senso.

Podemos também estar lidando com algo que não compete a você a decisão ou a próxima ação, como por exemplo a aprovação de uma mudança no projeto que necessita do aval do chefe. Sendo assim, essa ação deve ser Delegada à pessoa mais indicada para resolver. Embora eu seja uma ariana que quer resolver o mundo sozinha, ressalto aqui a importância de se delegar tarefas quando estamos tratando de uma equipe. Nem sempre é bom ficarmos sobrecarregados quando há outras pessoas também competentes que podem até fazer melhor que nós determinada função. Cabe a você analisar a situação, pois cada caso é um caso.

Para todas as outras ações que devem ser feitas, mas que não são imediatas, como a leitura de um livro, o backup de um CD pro HD externo (no meu caso zilhões), ou até mesmo escrever um post novo para o blog, devemos anotar em uma lista de Ações, ou To Do, como preferir, e será essa lista o que mais vai importar pra você a partir de agora, com a implementação do método GTD.

Resumindo: Para cada item que pegamos na montanha de tralhas, podemos:

• Jogar no lixo
• Arquivar (Arquivo de referência)
• Guardar para Algum dia/Talvez
• Delegar
• Fazer na hora (quando é rápido)

Fazer depois (anotar na lista de Ações quando demorar mais que 2-3 minutos).

Material a ser arquivado

Após ter tudo categorizado, já tinha bastante lixo, a maioria papel velho que juntei pra reciclagem. Essa etapa é um intermediário entre a bagunça e a organização, e quando acabei de processar, comecei a sentir um alívio de que as coisas iam melhorar, pois é certo que bate um desespero ao ver toda sua tralha no meio do quarto. A sensação que deu é que nunca mais ia conseguir colocar em ordem novamente, e confesso que até pedi uma ajuda aos amigos do GTDbr no momento tenso do processamento. Quando mais eu mexia nos itens, mais bagunçado parecia, mas tudo clareou no final e foi como se eu tivesse jogado a metade fora, de tão organizada que ficou minha bagunça.

Porém, o que me deu mais alegria foi juntar 3 sacolas de supermercado de papel pra reciclar, e isso significa que meu quarto está 3 sacolas de lixo mais leve.

  

 Quanto papel…

E você? É adepto do papel ou prefere tudo digital? Confesso que estou querendo mudar meus hábitos… Mas ainda sou muito apegada aos meus livros

Resumo geral: Quando processamos, estamos categorizando e descobrindo o que é cada item que você separou e definindo um destino pra ele. Então devemos anotar em listas tudo o que deve ser feito (Ação), o que deve ser Delegado, o que um dia você fará (Algum dia/Talvez), o que deve ser Arquivado e o que é Lixo.

Uma nota importante que não mencionei, é que nesse momento vamos descobrir que alguns itens necessitam de mais de uma ação, sendo classificada como um Projeto. No meu caso havia na minha caixa de entrada alguns álbuns de fotos desordenadas, e defini como um projeto organizar as fotografias. Então vamos lá, pensem comigo, o que eu preciso pra que minhas fotografias sejam organizadas? Apenas organizá-las não é uma ação, acompanhem comigo:

1. Revelar algumas fotografias que estão no HD
2. Comprar albuns padronizados e separar um pra cada ano (decidi separar assim, fica à critério da pessoa)
3. Juntar todas as fotografias que estão perdidas nos álbuns pequenos.

4. Organizá-las nos álbuns padronizados e escrever as datas e locais das fotos.

Perceberam como não é simplesmente ‘organizar’?

 Então, para todo resultado que queremos atingir que demande mais de uma ação, chamamos de Projeto.

Por hoje vou ficar por aqui, acompanhe o próximo post sobre Organização.

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